「会議のあと、議事録をまとめるのが苦手」「何を書けばいいかわからない」——ビジネスパーソンに多い悩みです。しかし、議事録には決まった型があります。そのため、型を覚えれば誰でも短時間でわかりやすい議事録が書けます。
本記事では、議事録の目的・必要な項目・フォーマット・書き方のコツを解説します。また、議事録作成を効率化するヒントも紹介します。
議事録とは？目的と種類
議事録とは、会議の内容や決定事項を記録した文書です。参加者・関係者への情報共有を目的に作成されます。
議事録を作成する3つの目的
まず、決定事項の共有です。何が決まったかを明確にします。関係者全員が同じ認識を持てるようにします。次に、タスクの明確化です。誰が・いつまでに・何をするかを記録します。業務の抜け漏れを防ぐ役割があります。さらに、会議の振り返りです。後から内容を確認できるため、認識のズレを未然に防げます。
議事録の主な形式
議事録には大きく2種類の形式があります。要約形式は、会議の要点だけをまとめる形式です。読みやすく、共有に適しています。一方で、詳細な発言内容は残りません。時系列形式は、議論の流れを時間順に記録する形式です。発言の経緯を残せるため、後から振り返りやすいです。
議事録に必要な項目
議事録には最低限含めるべき5つの項目があります。これらを押さえることで、必要な情報が漏れない議事録が作れます。
必須5項目
まず、日時・場所として会議の日付・時刻・場所を記載します。次に、出席者として参加者の氏名・所属を書きます。また、議題（アジェンダ）としてその会議で話し合うテーマを明記します。そして、決定事項として会議で決まったことを明確に記載します。最後に、ネクストアクション（ToDo）として誰が・いつまでに・何をするかを書きます。
状況に応じて追加する項目
さらに、会議の種類によっては以下の項目も有効です。参考資料・配布資料の名称、次回会議の日程、保留事項・懸案事項などが挙げられます。たとえば、プロジェクト会議では保留事項の管理が特に重要です。
議事録の書き方：8つのコツ
コツを押さえるだけで、議事録の質は大きく変わります。特に初心者は以下の8点を意識しましょう。
①事前準備をする
まず、会議前にフォーマットを用意しておきましょう。日時・出席者・議題など、事前に入力できる部分を埋めます。そうすることで、会議中のメモ取りに集中できます。また、過去の議事録に目を通しておくと、前回の決定事項を把握できて便利です。
②決定事項を明確に書く
最も重要なポイントは、「決まったこと」を曖昧にしないことです。たとえば、「〇〇についての方針は△△とする（承認）」のように承認・否決・保留を明記します。なぜなら、決定事項が不明確な議事録は関係者の混乱を招くからです。
③ネクストアクションと担当者を明記する
決定事項に加えて、誰が・何を・いつまでにするかを必ず書きます。具体的には「田中：〇〇レポートを7/31までに提出」のように記載します。そうすることで、業務の抜け漏れを防げます。また、担当者名を明記することで、責任の所在も明確になります。
④5W1Hを意識する
議事録の各項目は、Who（誰が）・What（何を）・When（いつ）・Where（どこで）・Why（なぜ）・How（どのように）を意識して書きましょう。つまり、読み手が「なぜそうなったか」「誰が担当するか」を一目でわかるように書くことが重要です。
⑤箇条書きで読みやすくする
長い文章を段落でまとめるより、箇条書きを活用しましょう。なぜなら、箇条書きはポイントが一目で伝わるからです。特に決定事項・TODOは箇条書きで記載することをおすすめします。また、重要な項目は太字や記号で強調すると読みやすくなります。
⑥事実と主観を分ける
議事録は客観的な記録です。そのため、発言内容は「〇〇と発言」「〇〇と合意」のように事実で記載します。一方で、自分の解釈や推測は書かないようにしましょう。たとえば「うまくいきそうだ（主観）」ではなく「成功確率70%と評価された（事実）」と書くのが正解です。
⑦発言者を明確に記録する
誰が何を発言したかを記載することで、後から確認しやすくなります。したがって、重要な発言は「田中：〇〇と提案」のように発言者名を添えて記録しましょう。特に担当・承認・反対の発言は、誰が言ったかを明記することが重要です。
⑧会議後できるだけ早く共有する
議事録は当日中に共有するのが理想です。なぜなら、時間が経つほど記憶が薄れ、内容の確認が困難になるからです。具体的には、会議終了後30分以内を目標にしましょう。また、共有前に出席者の1名に内容を確認してもらうと、誤記を防げます。
ありがちなNG例と改善法
よくある失敗パターンを知っておくと、議事録の質が上がります。具体的には以下の3つのNG例に注意しましょう。
NG①すべての発言を書き取ってしまう
一言一句を書き取ろうとすると、議事録が膨大になります。しかし、読み手が必要なのは「決定事項」と「アクション」です。そのため、要点を絞って書く習慣をつけましょう。なぜなら、長すぎる議事録は読まれなくなるからです。
NG②決定事項と議論が混在している
「議論の流れと結論が入り混じった長いメモ」は非常に読みにくいです。したがって、「議論の概要」と「決定事項」は明確に分けて書きましょう。具体的には、セクションを分けるか、太字・アンダーラインで区別します。
NG③共有が遅い
翌日以降に共有される議事録は、認識のズレを修正しにくいです。一方で、当日中に共有された議事録は、当事者が記憶しているうちに確認・修正できます。つまり、「早さ」も議事録の品質のひとつです。
議事録作成を効率化するには
議事録の作成は手間がかかります。しかし、ツールを活用することで大幅に効率化できます。
たとえば、AIを使った日報・作業記録ツールと会議メモを連携させる方法があります。日報AIポチを使えば、業務内容をAIが自動で整理・記録します。そうすることで、議事録に転記する手間も減らせます。実際に、日報で日常業務を記録する習慣があると、会議の振り返りも自然と効率化されます。
まとめ
議事録の書き方は「型」を覚えれば誰でもできます。大切なのは、必須5項目を押さえ・決定事項とネクストアクションを明確に書き・会議後に素早く共有することです。
特に重要なコツをまとめると、事前準備・決定事項の明確化・5W1H・事実と主観の分離・早期共有の5点です。また、NG例（全発言の書き取り・事実と主観の混在・共有の遅れ）を意識するだけで、議事録の質は大きく変わります。
会議が多い職場ほど、議事録の効率化が生産性向上につながります。日報AIポチで日報と会議メモの一元管理をぜひお試しください。