「日報を書いているが、部署や人によってツールが違う」と感じていませんか。
日報の共有方法は会社によってバラバラです。ただ、共通しているのは「普段使っているツールで完結させたい」という思い。
わざわざ日報専用のツールを開くのは面倒だし、定着しない。いま使っているツールを連携させるほうが現実的です。
この記事では、Slack・Microsoft Teams・Notion・kintone・Salesforceの5つのツールで日報を運用する方法を紹介します。それぞれの向き不向きも正直に書いているので、自社に合うものを見つけてください。
なぜ日報にツール連携が必要なのか
メールやエクセルで日報を運用している会社はまだ多い。ただ、正直なところ限界があります。日報を書くためだけにエクセルを開く。メールに添付して送って、上司がそれを開いて読む。この手順がすでに面倒に感じませんか。結果、書く側は適当になる。読む側も確認を後回しにする。
普段使っているツールの中で日報が完結すれば、この問題はかなり解消されます。Slackを開くついでに日報を投稿する、Teamsのチャネルで日報を共有する。「日報のために何かを開く」という動作がなくなるだけで、定着率がまるで変わります。
【Slackで運用する方法】
すでにSlackがチームのメインコミュニケーションツールになっているなら、日報もSlackに寄せるのが一番自然です。
基本パターンはシンプルです。日報専用チャンネル（#日報）を作って、ワークフロービルダーで入力フォームを設定するだけ。社員はフォームに沿って入力するだけで完成。記入の負担がかなり減ります。
Slack日報の一番の強みは、リアクションやスレッドでフィードバックが即座に返せること。「読んだよ」のスタンプだけでも、書いた側のモチベーションは全然違います。過去の日報もチャンネル内で検索できるので、ナレッジの蓄積にもなる。
ただし、日報が他のメッセージに埋もれるリスクはあります。ピン留め機能を使うのが手軽です。日報チャンネルは日報だけに絞るルールにしておきましょう。
【Microsoft Teamsで運用する方法】
Microsoft 365を導入済みの会社なら、Teamsが最も手っ取り早い選択肢です。Office製品との連携が強力です。日報データをExcelで集計・分析したいチームに向いています。
運用方法は2つ。日報専用チャネルにメッセージとして投稿するシンプルな方法と、Microsoft Formsでテンプレートを作ってPower Automateで自動投稿する方法です。後者のほうが手間はかかります。ただ、データの集計まで自動化できるので、チーム規模が大きいなら検討する価値あり。
【Notionで運用する方法】
「日報をデータベースとして蓄積・分析したい」「カスタマイズの自由度がほしい」というチームには、Notionが合います。
新しいデータベースを作って、日付・担当者・業務内容・所感・ステータスのプロパティを追加するだけで土台は完成。テンプレートボタンを設定しておけば、日報作成がワンクリックで始められます。カレンダー表示やフィルター表示も簡単に切り替え可能。「先週の田中さんの日報だけ見たい」といった使い方もすぐできます。
ただ、自由度が高いぶん、最初の設計に少し時間がかかります。凝りすぎると運用が複雑になるので、シンプルに始めるのがコツです。
【kintoneで運用する方法】
社内の業務アプリをkintoneで統一している会社なら、日報もkintoneで作るのが自然です。ドラッグ＆ドロップで日報フォームを作れます。プログラミングは不要。通知機能を設定すれば、日報提出のたびに上司へ自動通知。確認漏れも防げます。APIが公開されているのでSlackへの自動投稿も可能。ただ、ここまでやるにはある程度のIT知識が必要です。
【Salesforceで運用する方法】
これはSalesforceをすでに使っている営業チーム限定の方法です。活動報告機能を日報用にカスタマイズすれば、CRMへの入力と日報が一体化。二重入力が不要になります。ダッシュボードからチーム全体の活動状況を一覧できるのも便利。ただし、Salesforceを新規導入してまで使う方法ではありません。
ツール連携の課題と解決策
ツール連携による日報運用には、いくつかの課題もあります。ここでは代表的な3つの課題と解決策を紹介します。
課題1：ツールの使い分けが複雑になる
複数ツールを使い分けると、迷う社員が出てきます。そこで、「日報はこのツール」とルールを明確にしましょう。
課題2：過去の日報が探しにくい
チャットツールの場合、日報が他のメッセージに埋もれやすいです。したがって、日報専用のチャンネルやデータベースを分けて管理する工夫が必要です。
課題3：導入・設定のハードルが高い
ワークフローやAPI連携の設定には、ある程度のITスキルが求められます。なぜなら、ツールごとに設定方法が異なるからです。
このような課題を一気に解決できるのが、専用の日報アプリです。特に、複数ツールとの連携を前提に設計されたサービスが便利です。
複数ツールを横断するなら日報AIポチが便利
ツール連携の設定が面倒だ、あるいはそもそもどのツールを選べばいいかわからない場合は、AI搭載の日報アプリ「日報AIポチ」も選択肢に入ります。
PCの操作ログからAIが日報を自動生成。ツール連携以前に「書く」作業自体がなくなります。チーム全体の日報を一元管理でき、ツールが散らばる問題も起きません。
まとめ
日報のツール連携で一番大事なのは、社員が負担なく続けられる仕組みを作ること。すでに使っているツールの中で日報を回すのが最善ですが、5人以下のチームならSlack、Office環境ならTeams、カスタマイズ重視ならNotion、というのがざっくりした目安です。ツール選びに迷ったら、日報AIポチのような専用アプリの導入も検討してみてください。